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 In questo documento analizziamo le modifiche necessarie per una maggiore integrazione tra Eurocoge e il magazzino automatico Modula, come descritto nella relazione sull'analisi di magazzino effettuata nel mese di febbraio 2004.

 

 A seguito dell'incontro del 17-5-2004 presso la vs. sede, in cui Eurosystem2000 ha esposto le proprie perplessità riguardo la gestione della movimentazione in entrambi i sensi, si è deciso che di permettere la movimentazione in un unico senso: il movimento di magazzino deve nascere dall'applicazione gestionale Eurocoge. Da qui i movimenti verranno esportati tramite una lista a Modula. Un operatore effettuerà l'evasione della lista, e in automatico l'esito verrrà reimportato in Eurocoge, dove quando possibile verrà corretto automaticamente il movimento.

 

1 - Filosofia generale del funzionamento

 

 

1.1 - Schema del funzionamento

 

 

1.2 - Descrizione del flusso dei dati

 

1.Richiesta: un utente immette un movimento su Eurocoge: viene inserita una lista nella cartella di importazione

2.Passaggio richiesta a Modula: il software applicativo di Modula importa la lista, che diventa disponibile sui 4 terminali esistenti.

3.Un utente elabora la lista sul magazzino verticale, prelevando o versando la merce, ed eseguendo le eventuali modifiche.

4.Evasione lista: Modula esporta l'esito della lista nella cartella apposita

5.Ricezione esito lista: Un apposito agente (agente “A”) residente sul p.c. che funge da server di Modula rileva l'esito della lista e aggiorna un apposito archivio di collegamento tra Eurocoge e Modula.

6.Elaborazione esito lista: un secondo agente (agente “B”), anch'esso residente sul server Modula, rileva gli aggiornamenti sull'archivio di collegamento ed esegue gli eventuali aggiornamenti al movimento di Eurocoge che ha generato la lista.

7.Notifica problema: un terzo agente (Agente “C”), residente sul p.c. di ogni utente che accede ad Eurocoge, rileva le eventuali modifiche operate dall'agente “B” sui movimenti (ad esempio, una p.n. di magazzino di prelievo che non è stata evasa completamente verrà modificata) e le notifica all'operatore che ha effettuato il movimento.

 

Agente “A”: intercetta gli esiti delle liste provenienti da Modula e con essi aggiorna l'archivio di collegamento.

➔Agente “B”: quando arrivano esiti sull'archivio di collegamento esegue gli aggiornamenti necessari: modifica movimenti di magazzino, gestione collegamenti con i lotti di produzione, ordini, aggiornamenti giacenze e q.ta impegnate/ordinate.

➔Agente “C”: notifica ad un utente i messaggi previsti dal sistema: le modifiche operate su un documento, ecc.

 

1.3 - Se non funziona la rete o il gestionale in rete.

 

Sul server Modula sarà presente una versione “locale” dell'applicazione Eurocoge. In questo modo, se esiste un problema sulla rete o sul server Eurocoge, sarà possibile usare l'applicazione Eurocoge locale solamente per eseguire prelievi di tipo “assistenza”, attraverso la funzione che sarà descritta successivamente.

Sarà attivo solamente l'agente “A”, che aggiorna l'archivio di collegamento. L'agente “B” verrà riattivato nel momento in cui le funzionalità di rete saranno nuovamente operative.

 

1.4 – Collegamento Modula/Eurocoge.

 

Il collegamento avverrà in due modalità diverse:

 

a.  (Descrizione al paragrafo 3.0) L'utente che attualmente accede a Modula attraverso i terminali presenti sui moduli verticali, dovrà operare attraverso una nuova funzione pilotata da Eurocoge, che permetterà di eseguire prelievi e/o versamenti relativi alle seguenti tipologie di movimento:

➢Produzione (prelievi/versamenti)

➢Vendita (prelievi)

➢Assistenza(prelievi/versamenti)

➢Trasferimenti in genere (prelievi/versamenti)

➢Sostituzioni (prelievi/versamenti)

La funzione richiederà anche delle note, l'operatore che esegue l'operazione e quello che ha richiesto il movimento (a cui occorrerà inviare la notifica). In base alla tipologia di movimento scelta richiederà anche altre informazioni più specifiche.

 

b.  (Descrizione al paragrafo 2.0): Eseguendo le classiche funzioni di movimentazione da Eurocoge.

 

I carichi da fornitore verranno inviati a Modula utilizzando la specifica funzione, che sarà modificata come descritto successivamente.

 

1.5 - Individuazione dei prodotti presenti su Modula

 

Su Eurocoge è necessario identificare i prodotti che sono presenti su Modula. Per fare questo verrà implementato un flag denominato: “Magazzino automatico” che potrà valere:

•“S”: il prodotto è su Modula

•“N”: il prodotto è nel magazzino tradizionale.

 

Per rendere indolore la gestione di questo flag, si prevede che l'aggiornamento potrà essere effettuato nei seguenti modi:

1.Tramite lista di riordino da Modula: quando verrà importata una lista di riordino, su tutti i prodotti contenuti il flag sarà attivato.

2.Tramite importazione inventario da Modula: per tutti i prodotti significativi il flag sarà attivato. Eventualmente, si potrà prevedere di disattivare il flag per i restanti prodotti.

3.Manualmente, dall'anagrafica merci sarà possibile modificare il flag.

 

2 -  Casi di movimentazione attuali

 

2.1 – Inserimento entrata da fornitore

 

Questo tipo di movimentazione pone un grosso problema: a fronte del carico di 100 pz di un determinato prodotto, se ad esempio servono 10 pezzi per completare un lotto e 5 per completarne un altro, questi vengono prelevati dai magazzinieri prima dello stoccaggio del carico su Modula, o comunque sul magazzino fisico. In tal caso il movimento inviato a Modula sarà di 85 pezzi e dovrà essere collegato con tutte le movimentazioni necessarie presenti su Eurocoge.

Vediamo come intendiamo risolvere il problema.

 

2.1.1 – Inserimento carico

All’arrivo della merce viene evaso l’ordine fornitore e caricati i prodotti sul magazzino Eurocoge. Al termine verrà innescata una funzione che proporrà, articolo per articolo, i completamenti lotto possibili. Ad esempio, viene eseguito il seguente carico.

 

2.1.2 – Accantonamento quantità necessarie

Dopo l’inserimento del carico, si aprirà una schermata dove sarà possibile selezionare prodotto per prodotto. Se l'utente ad esempio seleziona la riga con articolo “A”, si aprirà la seguente schermata:

In tale schermata sono presenti gli impegni presenti per il prodotto, in ordine di data consegna.

L’utente potrà selezionare i lotti che ritiene opportuno e tornare alla schermata principale.

 

2.1.3 – Aggiornamento

Da qui, quando verrà eseguito un aggiornamento, il sistema eseguirà le seguenti operazioni:

•Invio automatico di una lista a Modula che contiene ogni articolo previsto per una quantità pari alla differenza tra il carico e la quantità selezionata nel dettaglio lotti (nell'esempio precedente, 80).

•Creazione di una p.n. di magazzino di scarico per ogni lotto interessato, e collegata automaticamente al lotto, che conterrà i prodotti e le quantità selezionate.

•Creazione di un buono di prelievo per ogni ordine di vendita interessato.

•Possibilità di eseguire una stampa delle operazioni eseguite; cioè un riepilogo dove per ogni prodotto si indicheranno la quantità del documento di carico, le quantità realmente inviate a Modula, il dettaglio degli accantonamenti per produzione e per vendita.

•Inserimento di una relazione tra la lista inviata (che nell’esempio sopra indicato per il prodotto A è di 20 pz) e i movimenti con i quali è nata:

oCarico di 100 pz

oP.N. di scarico di 15 pz

oBDP di scarico di 5 pz

 

2.1.4 – Ritorno esito lista

Dopo l'evasione della lista da parte di un operatore, gli agenti "A" e "B" eseguiranno le loro rispettive operazioni.  

 

Potrebbe esserci il caso in cui il versamento su Modula è diverso dal movimento reale. Se questo succede, i motivi possono essere:

•Errore sul versamento in Modula: in tal caso si corregge con un movimento manuale (vedi paragrafo 3.0)

•Errore sul documento di Eurocoge: si dovrà correggere il documento. Non cambia se la differenza è in più o in meno. Vedi paragrafo 2.3.

 

In ogni caso, l'agente "B" verrà addestrato a modificare il movimento automaticamente quando si presente una situazione di questo tipo: modificherà le quantità sul documento e l'eventuale relazione con l'ordine presente sulla riga.

 

2.2 – Cancellazione entrata da fornitore

 

La cancellazione di un'entrata può avvenire in momenti diversi:

•Lista non ancora inviata a Modula

•Lista inviata, e non ancora ricevuto l'esito

•Lista inviata e esito ricevuto

 

2.2.1 - Lista non ancora inviata a Modula

La cancellazione avviene senza problemi.

 

2.2.2 - Lista inviata,e non ancora ricevuto l'esito

In tal caso il sistema avvertirà l'utente, che sarà in grado di decidere se attendere l'esito della lista e poi annullare il tutto, o annullare il documento in questo momento.

In quest'ultimo caso, l'agente "B" notificherà il problema (manca il carico) quando tenterà di verificare l'esito lista.

 

2.2.2 - Lista inviata, esito ricevuto

Per il momento, si impedirà la cancellazione del carico.

 

2.3 - Modifica entrata da fornitore

 

Una modifica su un carico da parte di un operatore, potrà essere effettuata solo dopo che la lista è ritornata da Modula.

A questo punto la modifica del documento genererà una o più liste, con movimenti di prelievo/versamento in funzione delle modifiche eseguite. Ad esempio, abbiamo un carico da fornitore:

 

 

Questo carico era stato evaso completamente. Successivamente al ritorno dell'esito, l'operatore lo modifica nel seguente modo:

 

Ovvero:

•La riga 1 è aumentata

•La riga 2 è diminuita

•La riga 3 è stata azzerata

•La riga 4 è nuova.

 

Questo modifiche provocheranno la generazione di due nuove liste (una per il prelievo delle righe diminuite o azzerate, una per il versamento delle righe aumentate o nuove).

 

2.4 - Stampa lista di prelievo/creazione lotto di produzione.

Si dovrà configurare il sistema in modo che la creazione di un lotto non esegua più lo scarico dei componenti al momento del lancio. Potrà essere stampata invece la lista di prelievo.

 

2.4.1 - Invio lista di prelievo a Modula.

Al termine verrà innescata una funzione che proporrà gli articoli, presenti nella lista, che sono collegati a Modula.

Questa funzione mostrerà la quantità totale richiesta, la giacenza esistente e proporrà un prelievo per la quantità totale richiesta o se non disponibile totalmente, per la giacenza. L’utente potrà decidere di modificare ulteriormente le quantità da prelevare e invierà la lista.

 

A questo punto verrà inserito un buono di prelievo (che aggiornerà la quantità prenotata sulla giacenza) con le righe della lista.

 

 

2.4.2 - Ritorno esito lista da Modula.

Al ritorno dell'esito lista, verranno effettuate le seguenti operazioni:

1.Creazione p.n. magazzino con le quantità ritornate dalla lista

2.Chiusura del bdp e azzeramento q.ta prenotata

 

La lista verrà collegata al documento di pn magazzino creato. Non rimarrà traccia del fatto che essa è nata legata ad un bdp. L'evasione parziale della lista non produrrà nessun effetto diverso da una lista evasa completamente, poichè comunque il documento di magazzino viene creato in questo momento.

 

In questa fase vengono effettuati in sintesi i seguenti aggiornamenti:

 

•Inserimento movimenti di magazzino di scarico (in base anche al mag.stoccaggio)

•Inserimento movimento di magazzino di carico sul mag. di c/lavoro

•Chiusura bdp e aggiornamento prenotato

 

2.5 - DDT da ordine.

 

Per quanto riguarda materiale presente su Modula, un d.d.t. tipicamente dovrebbe essere inserito partendo da uno o più b.d.p.

 

Se l'utente decide invece di inserire direttamente un d.d.t. con merce proveniente da Modula, la logica di funzionamento rimane comunque simile all'inserimento bdp (vedi 2.6), con la differenza che in caso di modifica documento dopo ritorno esito lista, gli aggiornamenti saranno più complessi.

 

2.6 – Inserimento Buoni di prelievo.

 

Sono documenti presenti in Eurocoge che non eseguono nessun tipo di impegno sul magazzino, ma che aggiorneranno una apposita colonna definita come "quantità prenotata".

Possono essere agganciati ad un ordine, se generati attraverso la procedura della packing list, altrimenti sono semplici "memorie" di documenti da emettere.

Il bdp potrebbe venire inserito nei seguenti modi:

•Partendo da un carico, se l'operatore seleziona una parte di materiale da accantonare per un ordine di vendita.

•Partendo da un documento di prelievo immediato (vedi oltre) con causale configurata x vendita

•Attraverso la procedura packing list

•Manualmente da parte di un operatore.

 

2.6.1 - Da un carico

Come nel caso descritto nel paragrafo "entrate da fornitore", se quando arriva merce da un fornitore l'operatore la accantona poichè richiesta da un ordine di vendita, il sistema potrà creare in automatico un buono di prelievo collegato all'OV come se fosse stato generato da packing list.
In questo caso non esiste nessun legame con Modula poichè la merce non transita su di esso.

Anche l'evasione del bdp (creazione ddt/fi) non movimenterà Modula per lo stesso motivo.

 

2.6.2 - Da un prelievo immediato

Vedi paragrafo 3.0 .

 

2.6.3 – Attraverso la procedura packing list.

La packing list parte da una consegna e crea un bdp, supponendo di avere già sottomano i prodotti da evadere. Nel caso di prodotti gestiti su Modula, questo non avviene, poichè per essere prelevati è necessario avere una lista.

Operativamente parlando quindi si dovrebbe creare un bdp per i prodotti non su Modula e uno per gli altri.

Per il momento non prendiamo in considerazione il caso.

 

2.6.4 – Manualmente da parte di un operatore.

Se per qualche motivo viene creato un bdp manualmente mi aspetto che non sia di prodotti presenti su Modula, altrimenti l'operatore avrebbe effettuato prima un prelievo immediato e ci troveremmo nel primo caso.

Perciò questo caso non deve essere considerato.

 

2.7 - Modifica buoni di prelievo.

La modifica di un bdp non è prevista, e non sarà permessa se contiene prodotti gestiti a Modula.

 

2.8 - Cancellazione buoni di prelievo.

La cancellazione di un bdp per il momento non è prevista se contiene prodotti gestiti a Modula.

 

2.9 Modifica/cancellazione DDT o di altro movimento di magazzino.

La modifica di un ddt così come la modifica di qualunque altro movimento di magazzino standard (produzione, trasferimento, ecc.)  segue la stessa logica descritta per i carichi da fornitore (punti 2.2 e 2.3), con le differenze dovute alle problematiche specifiche: gestione degli ordini, collegamento a lotto, eventuali impegni, ecc.

 

3 -  Movimenti immediati

 

Dovrà essere realizzata una nuova funzione, che sarà a disposizione degli operatori su uno o più p.c. nei pressi di Modula. Questa applicazione simulerà il funzionamento della procedura di prelievo/versamento immediato esistente sui terminali di Modula, ma obbligherà l'operatore a fornire più informazioni, necessarie per la corretta movimentazione su Eurocoge.

Quando l'operatore invia la richiesta, verrà inserito un documento su Eurocoge e inviata una lista a Modula. Al ritorno della lista il movimento verrà modificato adeguatamente dall'agente "B"; le modifiche invieranno gli eventuali messaggi di informazione previsti all'utente attraverso l'agente "C".

 

3.1 - Richiesta informazioni preliminari

La funzione richiederà obbligatoriamente:

•Operatore di esecuzione movimento (chi accederà a Modula)

•Operatore di richiesta movimento (a chi verrà notificato l'esito)

•Tipo di movimento: prelievo o versamento.

•Causale movimento. In base ad essa potranno essere richieste ulteriori informazioni. Le causali possono essere:

•Produzione: il sistema richiederà il numero di lotto a cui fare riferimento.

•Vendita: richiesta del codice cliente.

•Assistenza: richiesta del magazzino di provenienza/destinazione.

•Trasferimento: richiesta del magazzino di provenienza/destinazione.

•Sostituzione: richiesta del magazzino e/o del cliente.

I dati opzionali richiesti potranno essere:

•Lotto di produzione: potrà essere cercato:

•Digitando direttamente il lotto

•Attraverso il numero di conferma d'ordine

•Attraverso il cliente

•Attraverso il prodotto finito.

•Cliente

•Magazzino

 

3.2 - Richiesta prodotti

Dopodichè la funzione richiederà i prodotti da movimentare. Per ogni prodotto verrà richiesto:

•Prodotto, con le modalità classiche di ricerca

•Quantità: se la lista è di prelievo, il sistema non permetterà di richiedere una quantità superiore a (giacenza – prenotato)

•Ordine: verrà richiesto quando la causale è vendita. L'utente potrà scegliere l'ordine tra quelli aperti del cliente indicato, e che contengono l'articolo richiesto. Il sistema effettuerà tutti i controlli di compatibilità dell'ordine indicato.

 

3.3 – Conferma e aggiornamento

Alla conferma da parte dell'operatore, su Eurocoge verranno effettuati i seguenti aggiornamenti:

 

Inserimento documento di magazzino

 

•Produzione:

•Prima nota/e di scarico magazzino (dipendente dal mag. di stoccaggio)

•Prima nota di carico magazzino sul magazzino di c/lavoro

•Relazione documenti creati con il lotto di produzione

•Aggiornamenti impegno di magazzino

•Aggiornamenti giacenza

•Vendita:

•Buono di prelievo collegato all'ordine o agli ordini indicati

•Aggiornamento quantità prenotata

•Assistenza:

•prima nota di magazzino di carico/scarico, oppure, se indicato il magazzino, trasferimento

•Aggiornamento giacenze

•Trasferimento:

•Trasferimento con il magazzino indicato

•Aggiornamento giacenze

•Sostituzione:

•prima nota di magazzino di carico/scarico, oppure, se indicato il magazzino, trasferimento

•Aggiornamento giacenze

 

4 -  Altri collegamenti

 

Modula potrà inviare ad Eurocoge altre informazioni, che ora descriviamo.

 

4.1 Inventario.

 

L'inventario di Modula viene già importato in Eurocoge.

Si dovrà però prevedere che durante l'importazione venga aggiornato il flag di presenza prodotti su Modula. Inoltre, la prima nota di adeguamento giacenza non dovrà inviare liste a Modula!!

 

4.2 Riordino.

 

Da Modula sarà possibile esportare una lista di riordino, che potrà essere importata in Eurocoge. L'importazione

avverrà con una apposita funzione. I dati di riordino saranno così visibili nella apposita funzione da cui è possibile generare automaticamente gli ordini a fornitore.

 

5 -  Altre funzionalità

 

5.1 Trasferimento prodotti tra lotti.

 

Il sistema qui descritto potrà essere utilizzato con profitto se le movimentazioni di magazzino verranno attribuite all'oggetto per cui sono state effettuate: lotto di lavorazione, ordine di vendita, ecc.

 

A questo scopo verrà realizzata una funzione che dovrà essere utilizzata quando un tecnico, per motivi di urgenza, preleva un pezzo già scaricato a fronte di un lotto per utilizzarlo in un altro.

 

La funzione richiederà:

•Lotto di partenza

•Lotto di destinazione

✔Scarico materiali dal lotto di partenza (dal mag. di c/lavoro)

✔Carico materiali sul lotto di destinazione (sul mag. di c/lavoro)

✔Aggiornamento elenco materiali presenti sui due lotti.

Le giacenze del magazzino 1 rimarranno quindi invariate. Siccome la movimentazione avviene sul magazzino di c/lavoro, questi movimenti non verranno collegati a Modula.

 

5.2 Trasferimento merce su Modula.

 

Quando un prodotto viene incluso tra quelli gestiti su Modula, la giacenza esistente sul gestionale Eurocoge deve essere caricata su Modula tramite una lista di versamento.

 

Per esempio, abbiamo un prodotto che attualmente è gestito sul magazzino standard, che ha la seguente movimentazione:

 

 

In questo momento il prodotto viene trasferito su Modula, quindi la quantità presente deve essere fisicamente allocata nel magazzino automatico. L'operatore dovrà attivare la funzione che richiederà le seguenti informazioni:

 

•Codice prodotto: es. DR/PT/14025

•Quantità fisica trovata in magazzino e da stoccare su Modula: es. 6

 

In fase di aggiornamento, verranno effettuate le seguenti operazioni:

a)Pn di scarico giacenza esistente dal magazzino. Questo documento non genererà una lista per Modula.

b)Pn di carico giacenza fisica contata su Modula. Questo documento genererà una lista per Modula, che teoricamente verrà evasa senza modifiche.

La movimentazione del prodotto risulterà quindi così:

 

 

e da questo momento ogni movimento genererà una lista per Modula.

 

 

 

5.3 Installazione e attivazione sistema.

 

Quando le modifiche saranno realizzate e installate nel nuovo sistema si dovrà partire con una situazione “pulita” che permetta di sfruttare adeguatamente le funzionalità previste.

 

5.3.1. Giacenze e movimenti

 

Per adeguare la situazione tra Eurocoge e Modula si dovrà semplicemente fare importare da Modula un inventario, che adeguerà le giacenze di Eurocoge e attiverà il flag di presenza dell'articolo su Modula.

 

Abbiamo, ad esempio, un articolo gestito a Modula che ha i seguenti movimenti su Eurocoge:

 

 

 su Modula la giacenza risulta invece essere 5. Quando si eseguirà l'importazione dell'inventario e si eseguirà l'adeguamento giacenza, la situazione sarà la seguente:

 

 

5.3.2. Situazione lotti di produzione

 

Per poter utilizzare come analizzato la funzione di carico da fornitore, è necessario avere la certezza che i lotti di produzione in corso siano aggiornati: ovvero, che risultino collegati ad essi tutti i movimenti di magazzino che sono stati effettuati per la loro produzione.

 

L'accantonamento materiale descritto al punto 2.1.2 si dovrà operare quindi solamente per i lotti creati successivamente all'installazione delle modifiche, a meno che non siate in grado di determinare con esattezza quali lotti sono aggiornati correttamente, e operare quindi anche su di essi con la nuova funzione.

 

Una alternativa potrebbe essere effettuare un “inventario” dei singoli lotti, per determinare l'effettivo stato di avanzamento. A questo scopo potrebbe essere operata una modifica alla funzione descritta al punto 5.1: si darà la possibilità quindi di trasferire merce dal magazzino ad un lotto o viceversa.