Gestione avvisi quietanze |
  
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Gestione avvisi quietanze |
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1.CARICAMENTO AVVISI IN AREA POSTEL
Estratto il file denominato "xx_xx__xxxxreportdistinta.xls" con i titoli in scadenza, questo è immediatamente pronto per essere caricato in area postel.
Effettuare l'accesso al programma cliccando sull'icona Area Postel ed inserire la pasword di accesso
Cliccando sul pulsante "Avvisi" sarà possibile caricare i dati selezionando il tasto funzione F7. Dalla maschera che segue sarà possibile importare il file contenente gli avvisi in scadenza
Cliccando su Apri, inizierà il caricamento dei dati degli avvisi in scadenza.
La maschera apparirà come di seguito riportato
(Prima parte)
(Seconda parte)
In base alla configurazione attivata relativamente agli avvisi da inviare, sarà possibile visualizzare le quietanze in griglia in base a tre alternative:
•Mostrare la tentata vendita al posto della quietanza (se il dato viene estratto da SDG)
•Solamente la quietanza in scadenza
•Entrambe, sia quietanza che tentata vendita
Da questa maschera sarà possibile aggiungere, togliere o modificare i dati di ogni quietanza attraverso i tasti funzione collocati nella barra degli strumenti. Gli avvisi sono modificabili solamente in presenza di stato "cariato".
•Esc: Uscire dalla maschera
•F3: Aggiornare i valori visualizzati o modificati
•F5: Inserire e gestire le note relative a delegazione, subagenzia, produttore che verranno stampate sugli avvisi (se configurato opportunamente il modello di avviso)
•F7: Caricare il file degli avvisi in scadenza esportato dal software SDG
•F9: Visualizzare in anteprima su word, un Facsimile dell'avviso che verrà inviato all'assicurato
•F11: Ricercare un assicurato nell'elenco visualizzato in griglia
•F12: Validare i dati visualizzati e inviarli al centro di stampa per le fasi successive di stampa e recapito documenti. Questo tasto consente di passare dallo stato "caricato" allo stato "stampabile". Nella maschera successiva, sarà possibile inserire un secondo foglio che si andrà ad aggiungere all'avviso e che verrà inviato a tutti gli assicurati presenti nella lista (questo documento dovrà essere in PDF, solo fronte)
•s-f4: Consente di personalizzare l'ordinamento delle colonne visualizzate in griglia
•S-F5: Esportare i dati degli avvisi in un foglio excel
•S-F6: Tasto visibile quando l'avviso si trova nello stato "stampabile" consente di stampare una distinta di carico contenente l'elenco delle polizze per le quali è stato inviato l'avviso, unitamente al codice a barre identificativo dell'avviso [Se configurato].
•S-F8: Tasto che consente di indicare sull'assicurato una destinazione diversa, ovvero l'indirizzo al quale dovrà essere inviato l'avviso. Una volta indicata la destinazione diversa sulla riga dell'avviso, questa verrà riproposta anche in futuro,
•S-F9: Se attivato il modulo e avendo a disposizione il numero di cellulare dell'assicurato, questo tasto consente l'invio manuale di un SMS con un testo pre-configurato (VIsualizza come configurare il messaggio) . Diversamente sarà possibile inviare in modo massivo gli SMS attraverso la specifica funzione di Invio SMS
•ct-A: Consente di aggiungere una quietanza in coda a quelle visualizzate
•ct-E: Consente di eliminare una quietanza. La riga eliminata comparirà rossa e aggiornando il programma con F3, questo avviso non verrà spedito all'assicurato in oggetto. Un nuovo ct-E su una riga eliminata, la rispristina.
•S-F10: Posizionati su uno degli assicurati visualizzati in griglia avente un indirizzo mail valido, il sistema consente di inviare una singola mail all'ssicurato selezionato. Diversamente è possibile inviare in via massiva le mail agli assicurati. Queste le possibili alternative:
oInvio avviso solamente via email, ove presente l'indirizzo emal dell'assicurato
oInvio avviso tramite lettera cartacea e mail
oInvio avviso solamente cartaceo anche se presente l'indirizzo mail
•F8: Posizionati sulla colonna Banner, si attiva questo tasto per poter scegliere il banner da inviare con l'elaborazione del mese
•Funzionalità Aggiuntive: Cliccando con il tasto destro del mouse sulla griglia, sarà possibile ordinare la visualizzazione per Nominativo (Assicurato) o per Subagenzia/Nominaitivo. Inoltre è possibile impostare il banner sul quale si è posizionati per tutto l'elenco degli avvisi.
Stati dell'avviso:
•Caricato: Avvisi modificabili dall'operatore
•Stampabile: Avvisi inviati al server per la stampa; NB. Le modifiche apportate su questi avvisi non saranno considerati
•Terminato: Avvisi per i quali è già avvenuta la postalizzazione
NB: La lettera di avviso raggruppa più quietanze dello stesso assicurato per ottimizzare i costi di spedizione
Stati dell'invio SMS:
•Inviare: Nel momento in cui verrà cliccato sul tasto F12 il sistema predisporrà l'invio dell'SMS all'assicurato
•Non inviare: Nel momento in cui verrà cliccato sul tasto F12 il sistema scarterà per questa elaborazione l'invio dell'SMS
•Inviato: Qeusto stato identifica l'avvenuto invio dell'SMS all'asssicurato.
Significato dei campi visualizzati
Campi di testata: Contiene il campo nel quale inserire il percorso per il caricamento del file degli avvisi
•N. Quietanze: Indica il numero di titoli caricati
•N. Avvisi: Indica il numero di avvisi che effettivamente saranno inviati. Le quietanze appartenenti ad un unico assicurato verranno inserite nello stesso avviso.
Griglia: Contiene l'elenco delle quietanze in scadenza. L'ordinamento delle colonne della griglia è personalizzabile tramite il taso S-f4
•Del.: Codice delegazione
•Tipo: Tipologia di quietanza [D:Danni, V:Vita]
•Cod: Codice subagenzia
•Subagenzia: Descrizione subagenzia
•Cod. prod.: Codice associato al produttore
•Produttore: Descrizione del produttore
•Assicurato: Codice identificativo dell'assicurato
•Nominativo: Estremi dell'assicurato
•Indirizzo: Indirizzo presso il quale verrà recapitato l'avviso
•CAP: Codice di avviamento postale
•Località: Località presso al quale verrà inviato l'avviso
•Provincia: Provincia di appartenenza dell'assicurato
•Destinazione: Rappresenta l'indirizzo presso il quale può essere recapitato l'avviso di scadenza; questo dato verrà memorizzato sull'assicurato per i prossimi caricamenti
•Ramo: Codice identificativo del ramo assicurativo
•Descr. ramo: Descrizione del ramo assicurativo
•N. polizza: Codice corrispondente alla polizza
•Targa: Targa dell'autoveicolo assicurato
•Scadenza: Indica la data di scadenza della polizza
•Importo: Somma da versare per il rinnovo dell'assicurazione. L'importo può anche essere eliminato da questa spedizione
•Stato: Riporta lo stato in cui si trova l'avviso. Gli stati possono essere:
•Caricato: Avviso caricato dal file Excel. In questo stato è possibile apportare modifiche alle quietanze
•Stampabile: Gli avvisi sono inviati al centro di stampa che si occupa della stampa e del recapito degli avvisi
•Terminato: L'avviso è stato consegnato all'assicurato
•Telefono: Se presente, consente di inviare un SMS dal testo standard
•SMS Massivo: Consente di indicare se al cellulare indicato, va inoltrato o meno un SMS di notifica dell'avviso in scadenza
•Note: Note specifiche della quietanza. Queste note verranno stampate sul singolo avviso
•Email: Se presente, è possibile inviare l'avviso anche via mail
•Banner: Consente di selezionare e visualizzare il Banner da inserire nell'avviso, tra quelli resi disponibili dalla Direzione.
Attività conclusiva
Terminate le attività di controllo e gestione dei dati, tramite il tasto F12 si procede con l'invio dei dati al centro di postalizzazione che si occuperà delle fasi di stampa e recapito avvisi. o di invio email la previsto.
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