Gestione rinnovo |
  
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Gestione rinnovo |
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Descrizione procedura
Il rinnovo di un contratto può essere effettuato in due modi principali:
•A tacito rinnovo
•Conferma rinnovo.
La modalità di gestione del contratto viene pilotata da una apposita spunta presente sulla funzione di Gestione contratti: "Conferma rinnovo"
NB: Questa procedura non si applica nei seguenti casi:
•Gestione contratti con fatturazione a matricola
Contratti a tacito rinnovo
Sono i contratti che possono essere rinnovati senza conferma da parte del cliente.
"Conferma rinnovo" non deve essere spuntato. Il contratto è valido appena inserito. Questo dà luogo ai seguenti effetti immediati:
✓E' possibile creare i documenti per la fatturazione
✓Nella funzione di Rinnovo contratti, il contratto sarà visibile, se le altre condizioni lo consentono, quindi è rinnovabile.
✓Il nuovo contratto creato a seguito del Rinnovo, sarà immediatamente disponibile per la fatturazione e il nuovo rinnovo
Contratti con conferma rinnovo
Sono i contratti che, quando rinnovati, necessitano di essere convalidati dal cliente prima di essere considerati validi. In questo caso, la configurazione rinnovo-contratti permetterà di decidere se il rinnovo genera:
•Un contratto
•Una "proposta"
Sul contratto da rinnovare, "Conferma rinnovo" deve essere spuntato. Il contratto non sarà valido finchè, dopo la conferma da parte del cliente, non viene messa la spunta su "Confermato": solo dopo questa operazione il contratto potrà essere fatturato, e rinnovato a sua volta.
Simuliamo il comportamento di un contratto con conferma rinnovo
Fase 1 - dicembre 2016 - Stipula contratto
Viene stipulato un contratto con il cliente "Rossi Mario", il quale desidera decidere anno per anno se rinnovarlo.
Il contratto vale per l'anno 2017.
Sul primo contratto, si dovrà inserire subito la "Conferma" del cliente.
Id contratto |
Conferma rinnovo? |
Confermato |
Contratto rinnovato? |
E' fatturabile |
Può essere rinnovato? |
100 |
Spuntato |
Spuntato |
|
Si |
Si |
Fase 2 - Dicembre 2017 - Controllo contratti da rinnovare
Con qualche tempo di anticipo, si controllando i contratti da rinnovare. Nella funzione di Rinnovo contratti, il contratto 100 è visibile, viene selezionato e se esegue l'aggiornamento. Verrà creato il nuovo contratto che vale per l'anno 2018.
Id contratto |
Conferma rinnovo? |
Confermato |
Contratto rinnovato? |
E' fatturabile |
Può essere rinnovato? |
100 |
Spuntato |
Spuntato |
Spuntato |
Si |
No |
285 |
Spuntato |
|
|
No |
No |
Il nuovo contratto non sarà fatturabile finchè non sarà Confermato
Se si entra nuovamente nella funzione di Rinnovo contratti, il contratto 100 non sarà più visibile in quanto "Rinnovato".
Fase 3 - Dicembre 2017 - Conferma del cliente
Il cliente conferma il contratto.
In Gestione contratti, si inserisce la spunta "Confermato" sul contratto 285.
Id contratto |
Conferma rinnovo? |
Confermato |
Contratto rinnovato? |
E' fatturabile |
Può essere rinnovato? |
100 |
Spuntato |
Spuntato |
Spuntato |
Si |
No |
285 |
Spuntato |
Spuntato |
|
Si |
Si |
Ora il nuovo contratto sarà fatturabile e rinnovabile
Fase 4 - Dicembre 2018 - Controllo contratti da rinnovare
Con qualche tempo di anticipo, si controllando i contratti da rinnovare. Nella funzione di Rinnovo contratti, il contratto 285 è visibile, viene selezionato e se esegue l'aggiornamento. Verrà creato il nuovo contratto che vale per l'anno 2019.
Id contratto |
Conferma rinnovo? |
Confermato |
Contratto rinnovato? |
E' fatturabile |
Può essere rinnovato? |
100 |
Spuntato |
Spuntato |
Spuntato |
Si |
No |
285 |
Spuntato |
Spuntato |
Spuntato |
Si |
No |
415 |
Spuntato |
|
|
No |
No |
Se si entra nuovamente nella funzione di Rinnovo contratti, vedremo solo il contratto 485 perchè l'unico non "Rinnovato".
Fase 5 - Dicembre 2018 - Disdetta del cliente
Il cliente non conferma il contratto. Si inserisce la spunta "Contratto Disdetto".
Il contratto non sarà più rinnovabile nè fatturabile.
NB: il comportamento equivale a quello di un contratto prima della conferma, ma la spunta "Contratto disdetto" permette di riconoscere che il cliente ha comunque inviato una comunicazione.
Configurazioni interessate
Gruppo |
Parametro |
Note |
ass-contr |
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Funzioni di gestione
Qui si governa il comportamento del contratto e si decide il rinnovo o la disdetta.
Funzione che permette di effettuare il rinnovo per i contratti con i requisiti necessari:
✓Non disdetto
✓Non rinnovato
✓Tipo rinnovo:
✓Tacito: tutti
✓Conferma: solo se confermato.
Alcuni suggerimenti per la ricerca in funzione dello stato di rinnovo dei contratti:
•Conferma rinnovo
oSe spuntato, saranno selezionati solo i contratti con la spunta "Conferma rinnovo"
oSe non spuntato saranno visualizzati tutti i contratti
•Stato contratto:
o"T:Tutti": Nessun filtro
o"A:Attivi": Saranno esclusi i contratti "Disdetti"
o"D:Disdetti": saranno visibili solo i contratti "Disdetti"
•Stato rinnovo
o"T:Tutti": Nessun filtro ulteriore
o"D:Da rinnovare": seleziona solo i contratti "Non rinnovati" (la casella Contratto rinnovato non è spuntata)
o"R:Rinnovati": seleziona solo i contratti "Rinnovati" (la casella Contratto rinnovato è spuntata)
o"C:Confermare": saranno visibili solo i contratti con "Conferma rinnovo" non confermati (richiede la spunta su "Conferma rinnovo")