Navigation:  Manuale AREA > Sistema > Archiviazione documentale > Gestione documenti

 

Posizione nel menu

1.Sistema

2.Archiviazione documentale

3.Gestione manuale documenti

 

Logica generale

 

Questa funzione permette l'archiviazione manuale di svariati documenti, che potranno essere classificati in classi e sottoclassi, allo scopo di una migliore identificazione.

E' anche possibile archiviare documenti abbinandoli ad un dossier e/o ad una attività CRM: il documento potrà quindi essere trovato anche attraverso le specifiche funzioni di visualizzazione.

Il documento da archiviare potrà anche essere prodotto durante l'operazione di inserimento: se alla sottoclasse documento viene abbinato un modello, durante l'inserimento sarà aperto Microsoft Word con il modello previsto. Al termine della gestione del documento questo potrà essere archiviato.

 

Maschera del programma

 

 

Protocollo

Protocollo del documento.

All'ingresso nella funzione il cursore è posizionato qui. La funzione è per default in modalità di Gestione documento esistente. Se si vuole invece inserire un nuovo documento premere "F7=Nuovo".

Tasti funzione particolari disponibili:

•F7: Permette di entrare in modalità di inserimento

•F9: Ricerca avanzata: apre la funzione di Consultazione documenti con cui selezionare un documento da modificare

 

Quindi, in caso di:

•Inserimento nuovo documento: digitare il nuovo numero di protocollo da inserire; se esistente il programma segnalerà un errore

•Modifica documento esistente: digitare un numero di protocollo esistente o cercarlo con il t.f. "F9 Ric.avanzata"; se il protocollo digitato non esiste il programma segnalerà un errore; altrimenti il documento sarà visualizzato e sarà possibile modificarlo.
In questo caso sarà anche possibile visualizzare il documento collegato

 

Data documento

Data del documento da archiviare. Sarà proposta la data sistema.

 

Tipo anagrafico

Tipo anagrafico a cui abbinare il documento; selezionabile da una lista di opzioni che prevede:

•"N":Nessuno: il documento non sarà abbinato ad un soggetto anagrafico

•"C":Cliente

•"F":Fornitore

•"P":Prospect o cliente potenziale

 

Codice anagrafico

Questo campo sarà abilitato se il tipo anagrafico richiesto è "Cliente" o "Fornitore", e sarà obbligatorio. Permette di scegliere il cliente/fornitore a cui abbinare il documento.

 

Codice nominativo

Questo campo sarà abilitato se il tipo anagrafico richiesto è "Prospect", e sarà obbligatorio. Permette di scegliere il cliente potenziale a cui abbinare il documento.

 

Attribuito a:

Qui sarà possibile abbinare il documento ad un dossier CRM (non obbligatorio). Questo campo sarà obbligatorio se il tipo nominativo richiesto è "Prospect".

Sarà possibile premere F9 per attivare la Consultazione dossier

Se indicato, il documento sarà collegato al dossier

 

Classe documento

Classe sotto cui catalogare il documento. Campo obbligatorio

Premendo F8 si aprirà la funzione di Gestione classi documento

 

Sottoclasse documento

Sottoclasse sotto cui catalogare il documento. Campo obbligatorio

Premendo F8 si aprirà la funzione di Gestione sottoclassi documento

La sottoclasse scelta dovrà obbligatoriamente fare riferimento ad un tipo attività, se è stato indicato un dossier a cui collegarsi (per il momento è possibile gestire il collegamento ad un dossier solo attraverso una attività).

 

Note

Breve descrizione del documento. Campo non obbligatorio.

 

Documento da allegare.

In questo campo si dovrà indicare o scegliere il documento da archiviare.

Se la sottoclasse selezionata prevede un modello, al termine dell'aggiornamento del documento quando si esce da Word il sistema proporrà automaticamente il nome del documento aggiornato.

Tasti funzione particolari:

•F1-Nuovo (visibile se nella sottoclasse è presente un modello): permetterà di compilare un nuovo documento partendo dal modello

•F6-Gestione (visibile se nel campo è già presente un nome di documento): permetterà di aprire e modificare il documento che sarà successivamente archiviato

•F7-Allega: permetterà di selezionare un documento già esistente da allegare

 

Elaborazione

 

Come spiegato sopra, all'ingresso nella funzione l'utente dovrà scegliere se Inserire un nuovo documento (premendo F7) o modificarne uno già esistente. Dopodichè si procederà in uno dei seguenti modi:

 

Inserimento

 

L'utente potrà compilare la maschera come descritto sopra.

 

Quando l'utente si posizionerà sul campo "Documento da allegare" il campo sarà vuoto. Quindi, se la sottoclasse prevede un modello potrà premere F1 per produrre un nuovo documento partendo dal modello. Oppure potrà premere F7 per allegare un documento già esistente su disco.

Quando nel campo sarà già presente un nome di documento, potrà anche premere F6 per modificarlo prima di archiviarlo.

 

Al termine potrà premere F3 per aggiornare e archiviare il documento.

 

 

Modifica

 

L'utente potrà modificare i seguenti campi:

•Data

•Tipo anagrafico

•Riferimento cliente(fornitore

•Note

 

Cancellazione

 

Dopo aver richiamato un documento, questo potrà anche essere cancellato premendo F4-Cancella.