Acquisizione chiamate |
  
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Acquisizione chiamate |
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Posizione nel menu
Programma non a menu
Logica generale
Funzione che permette l'acquisizione in massa di chiamate da un committente, che è in grado di fornire un file di Excel con i dati principali della chiamata.
L'acquisizione del file di Excel avviene attraverso la gestione dei modelli di import-export: I-CHIAMATE - Importazione chiamate di assistenza
Il file passato in input viene controllato, validato e mostrato su una griglia, dove i dati sono già pre-elaborati, allo scopo di poter effettuare i controlli necessari prima dell'acquisizione vera e propria.
Configurazioni possibili
Gruppo |
Parametro |
Note |
assist |
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ass-chiam |
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ass-chiam |
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ass-chiam |
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ass-chiam |
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crm-camp |
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crm-camp |
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crm-camp |
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crm-camp |
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clipot |
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azienda |
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Procedure
Gestione modelli di import/export
Maschera del programma
Testata
Cliente di fatturazione
Indicare il cliente di fatturazione a cui appartengono le chiamate.
Campo non obbligatorio: se indicato permetterà di utilizzare direttamente il profilo di importazione adatto ai files forniti da lui.
Se non viene indicato sarà comunque obbligatorio acquisirlo dal file di importazione attraverso l'apposita colonna.
Brand
Indicare il brand a cui appartengono le chiamate.
Campo visibile, se attiva la configurazione gestione-brand-marchio è attiva, e non obbligatorio.
Se indicato non sarà necessaria la relativa colonna nel file di importazione.
Dettaglio
Nell'area di dettaglio è presente una griglia, che conterrà i dati acquisiti dal file. Ogni riga rappresenta una chiamata da importare.
I dati qui indicati saranno popolati solo se inclusi nel formato di importazione, e se sono stati validati.
Per ciascuna riga le colonne disponibili sono
Etichetta |
Contenuto |
Note |
Riga |
Numero di riga del file di Excel importato |
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Chiamata |
Contiene il numero chiamata trovato a fronte di una riga |
Il numero chiamata viene trovato se, per il medesimo cliente di fatturazione, esiste già una chiamata avente: •Chiamata cliente •Data appuntamento uguali a quelli della riga In questo caso la riga non sarà validata |
Azienda |
Codice e descrizione dell'Azienda esecutrice |
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Cliente fatturazione |
Cliente di fatturazione e relativa descrizione |
Ignorato, se viene indicato in testata |
Tipo cliente assistito |
Indica se il cliente assistito acquisito è un cliente o un nominativo, se previsto. |
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Cliente assistito |
Codice del cliente assistito o del nominativo, se risulta già codificato |
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Ragione sociale |
Informazioni del cliente assistito Saranno riportate quelle registrate, se codificato, o quelle trovate nel formato di importazione |
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Indirizzo |
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Località |
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Provincia |
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CAP |
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Telefono 1 |
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Telefono 2 |
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Telefono 3 |
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Zona |
Codice e descrizione della zona |
In caso di creazione cliente assisito, sarà agganciata ad esso |
Agente |
Codice e descrizione agente della chiamata |
Questa informazione, se presente, sarà inserita direttamente sulla chiamata |
Chiamata cliente |
Riferimento chiamata cliente |
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Tipo attività |
Codice e descrizione del tipo attività collegato alla chiamata |
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Centrale |
Contenuto dell'informazione "Centrale" |
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Edificio |
Contenuto dell'informazione "Edificio" |
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Responsabile |
Codice e descrizione del responsabile |
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Priorità |
Codice e descrizione della priorità trovata |
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Scadenza |
Data e ora scadenza della chiamata |
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Appuntamento |
Data e ora appuntamento previsto |
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Matricola |
Id matricola su cui intervenire |
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S/N |
Serial number della matricola su cui intervenire |
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Oggetto |
Oggetto della chiamata |
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Descrizione |
Descrizione della chiamata |
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Codice destinazione |
Codice destinazione diversa su cui intervenire |
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Id destinazione |
Id destinazione su cui intervenire |
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Area tecnica |
Codice e descrizione dell'area tecnica |
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Brand |
Codice e descrizione del brand (committente) |
Ignorato, se viene indicato in testata |
Garanzia |
Indica se l'intervento è in garanzia (e quindi da non fatturare) |
Questa informazione potrà essere modificata direttamente in griglia |
Riga valida? |
Se la riga è valida potrà essere importata durante l'aggiornamento |
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Messaggio |
Contiene il messaggio del primo errore riscontrato nell'esame della chiamata |
Eventuali altri errori potranno essere consultati nel log di elaborazione |
Chiamata creata |
Numero di chiamata assegnata a seguito dell'aggiornamento, per le righe valide |
Elaborazione
Importazione
Dopo essere entrati nella funzione, se necessario si potrà indicare il cliente di fatturazione per cui importare gli interventi.
Dopodichè si accederà alla funzione di importazione da modelli Selezione e operazioni comuni su modelli; qui sarà effettuata una pre-elaborazione, e successivamente i dati saranno caricati in griglia.
Controllo
Per ciascuna riga caricata sarà reso immediatamente visibile se valida e quindi potrà essere acquisita. In caso contrario sarà visibile nella colonna "Messaggio" la prima segnalazione di errore per la riga.
Controllo "Chiamata esistente"
Sarà considerata non valida, perchè già esistente, una chiamata dove dove:
•Cliente assistito
•Codice chiamata cliente
•Data chiamata
sono uguali ad una già presente nel sistema.
Si potrà proseguire anche se le righe sono parzialmente validate, tuttavia saranno acquisite solo le righe valide.
Aggiornamento
Alla richiesta di aggiornamento, il sistema creerà una chiamata per ciascuna riga valida.
Le chiamate create potranno essere consultate successivamente direttamente da qui.
Regole generali di importazione
Gestione azienda
Se la configurazione gestione-gruppo-aziende è attiva, è obbligatoria la presenza di una delle due colonne che permettono la selezione (AZ-COD, AZ-DES), e che l'azienda venga riconosciuta e trovata.
In caso contrario, il contenuto delle colonne relative all'azienda sarà ignorato
Cliente di fatturazione
Il contenuto delle colonne con il cliente di fatturazione (CLI-FAT-COD,CLI-FAT-DES) non è obbligatorio, se è stata effettuata la selezione all'inizio del programma.
Altrimenti è obbligatoria la presenza di una delle due colonne che permettono la selezione, e che il cliente venga riconosciuto e trovato nell'anagrafica clienti.
Cliente assistito
CLI-ASS-COD
Se è presente il campo CLI-ASS-COD, il cliente assistito deve essere codificato in anagrafica clienti.
CLI-ACCOUNT
Se CLI-ACCOUNT è configurato nel profilo di importazione, ed è presente la configurazione info-account; verrà effettuata la ricerca del cliente assistito tramite questo dato; quindi:
a.Se trovato:
i.Se corrisponde ad un cliente effettivo viene acquisito e utilizzato
ii.Altrimenti, l'account corrisponde ad un prospect; quindi se la configurazione clienti-assistiti-crm è:
1.Attiva: lo posso utilizzare
2.Non lo posso utilizzare: segnalo e la riga non sarà valida
b.Se non trovato:
i.Se la configurazione clienti-assistiti-crm è attiva, si prosegue con le ricerche successive
ii.Altrimenti il codice account deve corrispondere ad un cliente assistito standard: verrà segnalato un errore di importazione e la riga sarà considerata come non valida
Altrimenti gli altri campi, se forniti permettono di fare un match sui clienti esistenti; se la configurazione clienti-assistiti-crm è attiva, la ricerca sarà effettuata anche tra i nominativi CRM: in questo caso, inoltre, se il cliente assistito non esiste potrà essere inserito.
Il match sarà effettuato in base alle seguenti regole:
1.CLI-ASS-RAGSOC è in alternativa a CLI-ASS-COGNOME + CLI-ASS-NOME; almeno uno di questi 3 campi deve essere presente per poter effettuare un match
2.Se CLI-ASS-RAGSOC non è indicato, CLI-ASS-COGNOME e CLI-ASS-NOME saranno uniti a formare la ragione sociale del cliente
3.La ragione sociale del cliente deve corrispondere esattamente ad un cliente o nominativo esistente; se trovato:
a.Sarà effettuato il match su CLI-ASS-IND, se indicato
b.Sarà effettuato il match su CLI-ASS-LOCA, se indicato
4.Se tutti i match sono soddisfatti, il cliente viene riconosciuto ed utilizzato
5.Se almeno uno dei match non corrisponde, e la configurazione clienti-assistiti-crm
a.è attiva: verrà inserito un nuovo nominativo
b.non è attiva: verrà restituito un errore in quanto il cliente indicato non esiste
Nel caso in cui il cliente assistito venga inserito come nominativo CRM, il primo telefono presente nell'importazione (telefono 1) sarà acquisito come telefono del nominativo sull'informazione collegata come tale.
In ogni caso i 3 numeri di telefono saranno accorpati insieme e aggiunti alle note della chiamata inserita.
Chiamata cliente - Chiamata in garanzia
Se una chiamata è considerata In garanzia, la spunta "Da fatturare" sarà lasciata vuota.
Questo potrà avvenire se:
1.E' presente l'apposita GARANZIA, e contiene "S" o "SI"
2.La chiamata che si sta importando ha il dato CHIAMATA-CLI già presente in una chiamata esistente, con data assegnazione diversa (APP-DATA)
a.NB: una chiamata con CHIAMATA-CLI già presente e pari data appuntamento è considerata come duplicata e non sarà importata