Gestione attività |
  
|
Gestione attività |
|
Informazioni Generali
Attraverso questa funzione vengono create diverse tipologie di attività che possono coinvolgere un altro operatore dell'azienda, un nominativo (cliente / fornitore / prospect / altro), o create per se stessi. Se l'azienda si serve di agenti, possono essere impostate della strategie commerciali con la definizione di articoli da proporre alla clientela con i relativi livelli di interesse e soddisfazione; tali dati potranno essere esportati in un applicativo di Business Intelligence per effettuare analisi approfondite e grafici navigabili.
La maschera appare come in figura e risulta suddivisa in due aree principali:
Barra degli strumenti: Contiene i tasti funzione, i quali possono cambiare in funzione del campo su cui si è posizionati e all'abilitazione dell'operatore. La maschera iniziale presenta la seguente configurazione:
da cui è possibile:
•Esc: Uscire dalla maschera
•F2: Permette di visualizzare gli operatori interessati all'esecuzione di una determinata attività.
•F3: Consente di aggiornare i dati inseriti ed uscire
•F7: Allegare/consultare all'attività un documento indipendentemente dal formato e dalla dimensione (mail, fax, doc. windows, cad, ecc.)
•S-F5: Consente di caricare una lista di nominativi contenuti in un file ".TXT". La lista deve contenere dal campo 1 al campo 6 il codice numerico assegnato al nominativo con gli zeri non significativi (es. "000213")
•S-F6: Consente di visualizzare i dettagli di un'attività legata ad un Dossier
Campi di testata: Contiene i campi per la definizione dell'attività da creare/gestire, in particolare:
•Utente attivo: Visualizza l'informazione sull'operatore che ha richiamato l'attività
•Utente: In questo campo viene mostrato l'utente/utenti destinatari dell'attività. Tramite l'F2 è possibile selezionare e visualizzare più operatori che potranno eseguire l'attività in oggetto. In questo caso sarà presente la dicitura "Elenco di destinatari"
•Categoria: In questo campo è necessario indicare se l'attività in oggetto è una "attività" oppure un "appuntamento" da inserire nell'agenda del/dei destinatari; in questo secondo caso, selezionando gli utenti interessati verrà mostrata la loro agenda sovrapposta per visualizzare un momento libero comune per selezionare giorno e periodo appuntamento.
•Data -Ora: In questo campo va inserita la data e l'ora di partenza dell'appuntamento, se selezionato "Agenda", oppure l'ora entro la quale dovrà essere eseguita l'attività, se selezionato "Attività"
•Alle: Se nel campo categoria è stata selezionata l'agenda, in questo campo dovrà essere inserita l'ora di termine dell'appuntamento
•Tipo nom.: In questo campo è possibile scegliere il tipo di nominativo per il quale creare un'attività. Le alternative sono Clienti, Fornitori, Potenziali, Tutti
•Nominativo: Questo campo accoglie l'eventuale codice e la descrizione del nominativo al quale collegare l'attività. Se è frutto di una selezione di nominativi, in questo campo sarà visualizzata la dicitura "Elenco di nominativi", oppure sarà possibile inserire un nominativo utilizzando i metodi di ricerca nominativo
•Eseguita il: Se l'attività in oggetto è già stata eseguita, in questo campo verrà visualizzata la data e l'ora di esecuzione
•Contatto: In questo campo è possibile inserire un referente del nominativo presente nei contatti. Tramite il tasto F8 è possibile selezionare quello desiderato tra quelli presenti nei contatti della scheda nominativo
•Telefono: Se presente nei contatti, in questo campo viene riportato il recapito telefonico del contatto del nominativo.
•Div.gen: Se impostati sugli operatori le divisioni commerciali di appartenenza, la spunta di questo campo farà in modo che l'attività sia di tipo generale e non venga creata (e quindi filtrabile) per la specifica divisione d'appartenenza dell'operatore. Nel caso in cui l'attività abbia come destinatari operatori appartenenti a divisioni diverse, la stessa sarà visibile tra quelle generiche e tra quelle specifiche delle divioni di appartenenza degli operatori destinatari l'attività
•Codice Dossier: In questo campo è possibile collegare l'attività ad un dossier precedentemente creato sul nominativo. Tramite il tasto F9 è possibile effettuare una ricerca dei dossier, oppure creare un nuovo dossier
•ID Dossier: In questo campo viene riportato il codice ID del dossier collegato
•Step: In questo campo viene visualizzato lo step raggiunto dal flusso operativo dell'eventuale workflow collegato al dossier
•Tipo attività: Questo campo viene attribuita una tipologia all'attività in oggetto. Tramite il tasto F8 è possibile selezionare un'attività tra quelle presenti nella relativa tabella.
•Invio e-mail: Se prevista dalla tipologia dell'attività, questo campo viene spuntato in automatico ed indica che l'attività prevederà l'invio di una mail al nominativo indicato. Al comando di "invio" e-mail, la stessa verrà allegata automaticamente all'attività
•Invio SMS: Se prevista dalla tipologia dell'attività, questo campo viene spuntato in automatico ed indica che l'attività prevederà l'invio di un SMS al nominativo indicato. Al comando di "invio" dell'SMS, il contenuto dello stesso verrà allegato automaticamente all'attività
•Num. attività: Questo campo visualizza il numero progressivo assegnato all'attività.
•Esplodo attività?: Questo flag diventa attivo nel caso in cui, a seguito di un'estrazione (filtri) di nominativi, si voglia fare una nuova attività su determinati nominativi selezionati. Se spuntato, per ogni nominativo sarà creata una attività da eseguire singolarmente, se non viene spuntato al momento dell'esecuzione dell'attività, la stessa verrà eseguita automaticamente su tutti i nominativi.
•Eseguita?: Il Flag impostato memorizzerà l'attività come già eseguita, se viene tolto il flag l'attività resterà tra le attività da eseguire per l'operatore o gli operatori presenti nei "destinatari". In ogni caso l'attività eseguita sarà possibile solo per le proprie attività
•Allarme: Per impostare un'allarme prima della scadenza dell'attività, è necessario spuntare questo campo. Così facendo verrà aperto il programma per la definizione dell'allarme
•Allarme dopo: Per impostare un'allarme successivo alla scadenza dell'attività, è necessario spuntare questo campo. Così facendo verrà aperto il programma per la definizione dell'allarme
•Att. personale: Se spuntato l'attività inserita risulterà di tipo personale e quindi visualizzata solo sulla propria agenda. Gli altri operatori vedranno l'impegno senza descrizione.
•Descrizione attività: In questo campo è indispensabile assegnare una descrizione all'attività in oggetto
•Note: Questo campo di testo libero consente all'operatore di aggiungere maggiori informazioni all'attività creata.
Inserimento nuova attività
Il programma inizialmente si posizionerà nel campo categoria, a partire dal quale si definiscono le caratteristiche della nuova attività. In ragione della scelta effettuata, verrà creata un'attività standard oppure preso un apputamento per uno o più operatori. La maschera iniziale appare come di seguito illustrata:
La selezione tramite il tasto F2 degli operatori interessati ad una nuova attività di tipo appuntamento, consente l'apertura delle loro agende sovrapposte, in modo tale da poter visualizzare gli appuntamenti già presi, e i momenti nei quali è possibile considerare dei momenti liberi in comune.
Definiti tutti i campi utilizzando anche i tasti di scelta rapida dove necessario, il tasto F3 permette di aggiornare i dati inseriti.
A questo punto ci sono due alternative:
Attività collegata ad una strategia commerciale
I campi giorno e ora, se non modificati, sono proposti in automatico dal sistema dopo l'inserimento dell'attività verrà mostrata una nuova maschera nella quale scegliere l'azione successiva:
•Esc: Torna all'attività creata per apportare eventuali modifiche
•Aggiorna senza eseguire: In questo modo l'attività viene aggiornata ed inserita nell'agenda degli operatori selezionati come destinatari. La stessa verrà proposta nel giorno indicato; una volta scaduta nell'agenda verrà segnalata in rosso come visualizzato in figura
•Aggiorna ed "esegui": In questo caso l'attività viene creata ed eseguita allo stesso tempo. Se l'attività viene inviata ad altri destinatari, o comprende altri destinatari oltre a quello che l'ha creata, l'attività non potrà in nessun caso essere eseguita
Attività collegata ad una strategia commerciale
Se la tipologia di attività inserita fa riferimento ad una strategia commerciale, sarà possibile gestire la sezione "articoli" nella quale gestire gli articoli da proporre e le relative valutazioni.
La maschera apparirà come di seguito illustrata:
Fornendo la possibilità all'operatore di indicare le valutazioni ed il grado di interesse sui prodotti indicati a monte dalla strategia, oppure di inserirne di nuovi utilizzando i tasti funzione della barra degli strumenti:
•s-f4: Permette di aprire la funzione di amministrazione griglia
•ct-A: Permette di aggiungere un articolo in coda a quelli esistenti; il programma si posizionerà nel primo campo dell’area di dettaglio dell'articolo.
•ct-E: Permette di cancellare l’articolo selezionato
•Invio: Permette di modificare l’articolo selezionato o le informazioni in esso contenute; il programma si posizionerà nel primo campo dell’area di dettaglio dell’articolo.
Area Dettaglio: Contiene il campo per la definizione degli articoli da proporre:
•Articoli: Merce da proporre. Visualizzare le modalità di ricerca della merce
•Note: Spazio riservato a note e valutazioni del cliente in merito ai prodotti proposti
Griglia: Contiene l'elenco degli articoli proposti
Se in fase di definizione del dossier commerciale sono state impostate delle strategie commerciali e le relative prestazioni da proporre, in quest'area sarà visualizzato un elenco di articoli.
Inseriti e gestiti gli articoli proposti è possibile aggiornare l'attività
Variazione attività esistente
Partendo dalle attività elencate in griglia è possibile visualizzare i dettagli presenti nelle attività premendo invio o con un doppio click del mouse. Se l'attività è scaduta, non sarà possibile modificare la data e l'ora indicata per l'esecuzione dell'attività; potranno essere modificate le altre informazioni dagli operatori abilitati come amministratori.
Se al contrario l'attività non è ancora scaduta si potrà apportare aggiornamenti, fermo restando l'impossibilità di modificare il giorno e l'ora impostata.
Se l'attività prevede un allarme, lo stesso verrà proposto automaticamente il giorno e l'ora indicata. Alla scadenza apparirà l'allarme impostato a segnalare la scadenza dell'attività.
