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Informazioni generali
Questo programma permette di gestire l'anagrafica dei clienti presenti negli archivi, ed è accessibile in qualsiasi momento grazie alla combinazione dei tasti CTRL+F2 che consente di accedere al programma senza dover chiudere o passare ad altre funzioni.
La maschera appare come in figura e risulta suddivisa in tre aree principali:
Barra degli strumenti: Contiene i tasti funzione, i quali possono cambiare in funzione del campo su cui si è posizionati. La maschera iniziale presenta la seguente configurazione:
Figura L.1.51
da cui è possibile:
•Esc: Uscire dalla maschera
•F1: Permette di accedere alla configurazione della funzione
•F3: Permette di aggiornare il programma
•F5: Permette passare al programma di ricerca avanzata del cliente/fornitore
•F8: Consente di inserire in anagrafica un nuovo cliente.
Campi di testata: Campi riferiti al codice, alla regione sociale e al numero di partita iva del cliente.
Area dettaglio: Dettaglio delle informazioni riferite al cliente in oggetto. Quest'area è suddivisa per aree tematiche, più precisamente in Principale, Riferimenti, Altri Dati, Fatturazione, Varie.
Pagina "Principale":
•Ragione Sociale: Denominazione sociale del cliente
•Cancellato: Se spuntato il nominativo si intende cancellato logicamente, quindi da non utilizzare
•Indirizzo: Residenza del cliente
•C.A.P.: Codice di avviamento postale della località di residenza. Tramite il tasto F12 è possibile ricercare il C.A.P. tra quelli presenti negli archivi
•Località: Località di residenza del cliente.Tramite il tasto F12 è possibile ricercare la località tra quelle presenti negli archivi
•Provincia: Provincia di residenza del nominativo. Tramite il tasto F8 è possibile ricercare la provincia tra quelle presenti negli archivi
•Regione: Regione di appartenenza della provincia.
•Stato: Stato in cui si trova la località inserita in precedenza.Tramite il tasto F8 è possibile ricercare lo stato tra quelli presenti negli archivi
•Divisa: Divisa monetaria utilizzata nello stato estero indicato. tramite il tasto F8 è possibile ricercare negli archivi la divisa estera desiderata
•Rif. for.: Nel caso in cui un cliente sia allo stesso tempo cliente e fornitore e sia stato inserito nell'anagrafiaca cliente attraverso la funzione "copia da fornitore", in questo campo verrà riportato il codice corrispondente nell'anagrafica fornitori
•Partita IVA: Codice di partita iva del cliente in oggetto
•Codice fiscale: Riporta il codice fiscale del cliente
•Codice di riferimento: Rappresenta il codice dell'azienda codificata nell'anagrafica del cliente/fornitore. Assume importanza nella stampa degli ordini perchè comparirà il codice che il fornitore ci ha attribuito nella sua anagrafica
•Tipo pagamento: Permette di indicare la tipologia di pagamento abitualmente utilizzata dal cliente in oggetto. Le alternative sono: B: Bonifico, D: Rimessa Diretta; I: Rid, R: Ricevuta Bancaria.
•Codice pagamento: Modalità con la quale vengono effettuati i pagamenti. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere tra i codici pagamento presenti negli archivi.
•Listino: In questo campo è possibile collegare un listino personalizzato sul cliente. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere il listino tra quelli inseriti negli archivi
•Fascia: Indicando una determinata fascia sconti, verrà forzata la scontistica legata al nominativo
•Sconti: Sconto (+) o maggiorazione (-) standard da applicare al cliente
•St.: Stato estero del codice IBAN. Tramite il tasto F8 è possibile selezionare lo stato estero tra quelli in archivio
•C.E.: Codice appartenente all'IBAN
•C.I.: Codice appartenente all'IBAN
•ABI: Codice ABI dell'istituto di credito sul quale si serve il cliente. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere l'istituto bancario tra quelli presenti in archivio.
•CAB: Codice associato allo sportello dell'istituto. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere lo sportello tra quelli presenti in archivio
•Conto Corrente: Codice del conto corrente intestato al cliente
•Banca: Banca corrispondente al codice IBAN indicato in precedenza
•Sportello: Sportello corrispondente al codice IBAN indicato in precedenza
Pagina "Riferimenti":
•Telefono: Riporta il recapito telefonico
•Fax: Riporta il numero verso il quale inviare fax
•Posta elettronica: In questo campo è possibile indicare l'indirizzo di posta elettronica del cliente in oggetto
•Sito Internet: In questo campo và riportato l'indirizzo del sito internet
•Note: In questo campo è possibile inserire delle note generiche sul cliente in oggetto
•Inserito il: Visualizza la data di inserimento del nominativo negli archivi
•Modificato il: Visualizza l'eventuale data di ultima modifica delle informazioni del cliente
•Latitudine: Riporta i dati della latitudine del cliente, utilizzabili sull'app
•Longitudine: Riporta i dati della longitudine del cliente, utilizzabili sull'app
Pagina "Altri Dati":
•Contropartita preferenziale: Permette di indicare una contropartita utilizzata abitualmente per il cliente in oggetto (Utilizzata soprattutto per i fornitori, per i clienti solo se le fatture vengono inserite attraverso funzioni manuali). Tramite il pulsante "Contropartite" è possibile visualizzare le contropartite disponibili
•Conto anagrafico: Peremette di inserire il mastro / conto di riferimento sul piano dei conti. Tramite il tasto F8 è possibile scorrere il piano dei conti
•Tipologia: In questo campo viene indicata la tipologia da associare al cliente; in base alla scelta fatta, la procedura elaborerà allegati differenti. Tramite il tasto F8 è possibile selezionare la tipologia clienti/fornitori dagli archivi
•Esportatore: In questo campo è possibile indicare se il cliente è anche esportatore. Le alternative sono tre: D: con dotazione di bordo, E: Si, N: No.
•Cliente padre: Eventuale codice padre di riferimento
•Cliente x descrizione merce: Inserendo il codice di un cliente, i programmi di stampa DDt, Fatture e buoni di consegna ricercheranno l'eventuale codifica della merce cliente anche con questo codice cliente, oltre che con il codice cliente del documento. (In via primaria col codice cliente documento, poi codice merce relativo al cliente indicato in questo campo)
•Agente: Agente che cura le relazioni con il cliente in oggetto. Tramite il tasto F8 è possibile visualizzare gli agenti tra quelli presenti negli archivi, oppure posizionati nel campo descrizione, è possibile accedere alle diverse modalità di ricerca
•Zona: Zona di riferimento del cliente in oggetto. Tramite il tasto F8 è possibile selezionare la zona dagli archivi
•Agente 2: Eventuale secondo agente che cura le relazioni con il cliente in oggetto. Tramite il tasto F8 è possibile visualizzare gli agenti tra quelli presenti negli archivi, oppure posizionati nel campo descrizione, è possibile accedere alle diverse modalità di ricerca
Pagina "Fatturazione":
•Fatt. triangolare: Il
•Raggruppamento: Se spuntato consente di raggruppare in un'unica fattura più bolle aventi il medesimo: codice pagamento, cliente, valuta, condizioni di pagamento, destinazioni (se configurata). Il raggruppamento è possibile anche spuntando l'apposito campo in bolla
•Rottura padre: Ipotizzando una struttura a due livelli nella quale siano presenti diversi clienti figlio a fronte di un cliente padre, spuntando questo campo verranno create una fattura per ogni figlio; l'intestazione viene fatta al cliente padre
•Dettaglio consegna: Se spuntato, in fattura verrà dettagliata per ogni bolla le voci che la compongono; se non spuntato vengono elencate prima tutte le bolle e successivamente raggruppate le voci in base ai criteri elencati nel campo "raggruppamento".
•Intest. figlio: Spuntando questo campo la fattura verrà intestata al cliente figlio
•Msg. ad. int.: Spuntando il campo, al momento di emettere la fattura verrà proposto un avviso per addebito interessi per ritardato pagamento
•Addebito spese: Addebitare spese di fatturazione e/o emissione ricevuta bancarie come da tabella recupero spese
•Iva in sospensione: Il cliente opera in regime di sospensione IVA. (utilizzato solitamente per strutture pubbliche)
•Rifer medico: Nella fatturazione dei buoni verranno stampati i riferimenti dei medici cui i buoni fanno riferimento (utilizzato dai laboratori)
•Dettaglio destinazione: Possibilità di emettere fatture diverse per ogni destinazione
•Rifer. paziente: Consente di selezionare la modalità di stampa del riferimento del paziente. Le alternative sono: C: Stampa Rif. corto, N: Nessun Riferimento, S: Stampa rif. nome
•Tipo documento da emettere: Indica la tipologia di documento solitamente emessa per il nominativo in oggetto. Le alternative disponibili sono: D: DDT, F: Fattura accompagnatoria, L: Libero / d.d.t. e fatt. acc.
•Tipo documento tassativo: Se spuntato, il tipo di documento indicato nel campo precedente è tassativo e non modificabile in sede di preparazione commessa e creazione dei documenti indicati nel campo precedente. Campo valido solo per la procedura "laboratori" in base alla configurazione impostata.
•Periodicità: Indica la periodicità con la quale deve essere emesso il documento indicato nel campo precedente. Le alternative sono: G: Giornaliera, M: Mensile, N: Nessuna, Q: Quindicinale, S: Settimanale. Se indicato "nessuna" il cliente in oggetto non viene considerato nella fatturazione periodica ma sarà possibile emettere la fattura solamente per singolo cliente.
•Prima fattura: Data di prima emissione fattura sul cliente (per statistiche)
•Ultima fattura: Data di ultima emissione fattura sul cliente (per statistiche)
•Perc. trasp.: Se presente, al momento di creare un D.D.T., aggiunge in automatico una riga riferita al trasporto, di importo pari alla percentuale indicata per il valore della bolla
•Codice ritenuta d'acconto: Indica il codice della ritenuta d'acconto da applicare per questo cliente. Tramite il tasto F8 è possibile selezionare il codice ritenuta desiderato tra quelli presenti in archivio
•Aliquota: In base alla scelta fatta nel campo precedente, riporta la percentuale di ritenuta corrispondente.
Pagina Varie:
•Privato cons: Indica un consumatore privato (per allegati)
•Persona fisica: Se spuntato il cliente è una persona fisica
•Sesso: Attivo se compilato il campo precedente, fornisce un'indicazione sul sesso del cliente. Le alternative sono F: Femmina, M: Maschio, N: Non definito
•Desc. merce alt.: Inserisce in tutte le stampe riportanti materiali e prestazioni le descrizioni aggiuntive aventualmente immesse per quel cliente
•Fido: Riporta la cifra di fido concessa da un istituto di credito al cliente
•Extra fido: Indica un ulteriore livelli di fido
•Data di nascita: Indica la data di nascita del cliente indicato
•Luogo di nascita: Riporta la data di nascita del cliente. Tramite il tasto F8 è possibile accedere al calendario
•Provincia di nascita: Riporta la provincia di nascita del cliente
•Vettore abituale: Vettore abituale da proporre sulla stampa dei documenti
•Porto abituale: Porto abituale da proporre sulla stampa dei documenti
•Merce da trasporto: In alcune applicazioni, permette di inserire un articolo (collegato ad un listino) riferito al trasporto della merce presso il cliente. Tale merce con relativo prezzo verrà visualizzata sui buoni creati per il cliente specifico
•1.o periodo chiusura: Data di chiusura attività nella quale eventualmente cade la scadenza di un pagamento (es. chiusura mese di agosto). Tramite il tasto F8 è possibile visualizzare il calendario
•Portare al: In relazione a quanto scritto nel campo precedente, indica la prima data valida per il pagamento. Tramite il tasto F8 è possibile visualizzare il calendario
•2.o periodo chiusura: Data di chiusura attività nella quale eventualmente cade la scadenza di un pagamento (es. chiusura festività natalizie). Tramite il tasto F8 è possibile visualizzare il calendario
•Portare al: In relazione a quanto scritto nel campo precedente, indica la prima data valida per il pagamento. Tramite il tasto F8 è possibile visualizzare il calendario
•Data stampa modulo di consenso al trattamento dei dati personali: Data di riferimento per il consenso al trattamento dei dati personali
•Ore lav in prova: Campo riservato ai laboratori odontotecnici, se attivata la pianificazione della produzione, è possibile inserire in media le ore durante le quali il lavoro rimane fuori dal laboratorio per la prova paziente
•GG lav in prova: Campo riservato ai laboratori odontotecnici, se attivata la pianificazione della produzione, è possibile inserire in media i giorni durante i quali il lavoro rimane fuori dal laboratorio per la prova paziente
•Ora rientro: Campo riservato ai laboratori odontotecnici, se attivata la pianificazione della produzione, è possibile inserire in media le ore durante le quali il lavoro rimane fuori dal laboratorio per la prova paziente
•% Assicurazione: Se applicato, in fase di creazione documento da buoni di prelievo aggiunge una riga con l'indicazione di una voce registrata come merce relativa all'assicurazione
•Nome: Nome della persona fisica titolare dell'azienda (per allegati clienti /fornitori)
•Cognome: Cognome della persona fisica titolare dell'azienda (per allegati clienti / fornitori)
•Tipo USL: Tipologia di cliente rappresentata dal nominativo in oggetto (solo per laboratori). Le alternative sono: A: Altro non definito, P: USL pagam cliente, U: USL pagam USL. Se il cliente è un USL, è necessario assegnare il valore P oppure U, se non è USL, A. Impostando il valore "U", nel programma della prescrizione medica sarà attivo il campo "importo preventivo"
•Legale: Legale rappresentante. Tramite il tasto F8 è possibile selezionare il legale dalla tabella legali
Pagina Assist:
•Fascia per trasferta: Consente di associare al cliente in oggetto una fascia (chilometrica o forfettaria) che potrà essere addebitate in fase di chiusura di un intervento
•Raggruppamento per chiamate esterne: Consente di decidere come visualizzare in stampa DDT il contenuto di merci e prestazioni. NB: in gestione del DDT le merci e prestazioni saranno sempre dettagliate. I valori possono essere:
- A: Tutto: Vengono stampate tutte le voci di merci e tutte le voci di prestazioni in modo raggruppato, in bae ad un codice configurato
- B: Niente: le merci e le prestazioni non vengono raggruppate ma dettagliate
- C: Prestazioni: le prestazioni vengono raggruppate (in base al codice prestazione configurato) mentre i materiali dettagliati
- D: Materiali: i materiali vengono raggruppati (in base al codice merce configurato) mentre le prestazioni dettagliate
- Z: Default configurazione: Il raggruppamento viene eseguito in base a quanto configurato a sistema
•Raggruppamento per chiamate laboratorio: Consente di decidere come visualizzare in stampa DDT il contenuto di merci e prestazioni. NB: in gestione del DDT le merci e prestazioni saranno sempre dettagliate. I valori possono essere:
- A: Tutto: Vengono stampate tutte le voci di merci e tutte le voci di prestazioni in modo raggruppato, in bae ad un codice configurato
- B: Niente: le merci e le prestazioni non vengono raggruppate ma dettagliate
- C: Prestazioni: le prestazioni vengono raggruppate (in base al codice prestazione configurato) mentre i materiali dettagliati
- D: Materiali: i materiali vengono raggruppati (in base al codice merce configurato) mentre le prestazioni dettagliate
- Z: Default configurazione: Il raggruppamento viene eseguito in base a quanto configurato a sistema
Dalla maschera iniziale sarà possibile inserire un nuovo cliente oppure gestire ed eventualmente modificare un cliente esistente.
Nuovo cliente
In questa maschera è possibile inserire un nuovo cliente tramite il tasto F8
Figura L.1.05
Il programma si posizionerà inizialmente sul campo Ragione Sociale, a partire dal quale è possibile inserire le informazioni per un nuovo cliente.
La barra degli strumenti si modifica come in figura:
dando la possibilità all'operatore di:
•F3: Permette di aggiornare i dati inseriti
•s-f1: Apre il programma che consente di copiare i dati da un fornitore precedentemente inserito, nel caso un fornitore sia allo stesso tempo anche cliente.
Cliente esistente
Dalla maschera iniziale, è possibile richiamare un cliente tra quelli presenti negli archivi per gestire o modificare le informazioni inserite.
Le modalità di ricerca sono multiple:
Inserimento codice cliente: Nel campo codice, inserendo il codice del cliente desiderato, verranno caricate tutte le informazioni inserite
Tasto Invio: Posizionati direttamente nella descrizione è possibile inserire le iniziali del cliente da ricercare e, premendo invio, il sistema si posizionerà nell'anagrafica collegata all'altezza del primo nominativo corrispondente alle lettere indicate nella descrizione. A questo punto sarà possibile scorrere l'elenco e selezionare il nominativo desiderato.
Tasto F9: Nei campi riferiti ai clienti, fornitori, merci e piano dei conti che richiedono l'inserimento di un nominativo collegato alla rispettiva anagrafica, è possibile utilizzare il tasto F9 di ricerca intuitiva. Questo comando permette di inserire nel campo di origine una porzione delle parola da ricercare (Min 3 lettere) o più parti di un nominativo complesso (es. azi pub pir), dopodichè cliccando F9, il sistema ricercherà tutte le parole contenenti il blocco di lettere indicato, indipendentemente dalla posizione nella stringa. E' possibile ricercare anche un cliente partendo dal un contatto inserito sul cliente; in questo caso il nome dovrà essere scritto perintero
#Rxxx: Utilizzando il codice di Raccordo, con la sintassi "#Rxxxx" dove le X identificano il codice del cliente presente in altro gestionale. Es. #R111
Una volta inserito il cliente, la barra degli strumenti si modificherà come di seguito riportato:
dando la possibilità all'utente di:
•F1: Impostare degli sconti per il cliente in oggetto. Tramite il tasto F8 è possibile visualizzare gli sconti per cliente impostati
•F3: Consente di aggiornare le modifiche apportate
•F4: Cancella in modo definitivo il cliente in oggetto
•F5: In base alle configurazioni di reparto impostate, questo tasto consente di inserire delle note sottoforma di Post-it, oppure delle note per reparto operativo se la configurazione della progettazione commessa è di tipo standard o note per cliente/prescrittore/PDF se la configurazione della progettazione commessa è di tipo evoluta.
•F6: Questo tasto permette di accedere alla scheda del cliente. Se integrato con il pacchetto Area R-Evolution si accederà alla scheda cliente del CRM
•S-F1: Permette di duplicare le informazioni inserite per il cliente in oggetto.
•S-F7: Permette di accedere ai contatti inseriti per il cliente in oggetto
•S-F8: Permette di indicare destinazioni diverse rispetto a quella indicata nella pagine principale al quale eventualmente recapitare documenti o forniture
Effettuate le modifiche necessarie, il tasto F3 permette di aggiornare il programma.