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Informazioni Generali
Il programma gestisce l'anagrafica clienti di Area Assist, il pannello centrale dal quale è possibile organizzare tutte le informazioni legate ad ogni singolo cliente, ed in particolare di visualizzare tutte le matricole e le prestazioni che gli sono state attribuite. Se Area Assist è integrato con Area Administration, le due anagrafiche coincidono con la differenza che nell'anagrafica di Area Administration sarà possibile gestire ed organizzare un maggior numero di informazioni ed avere a disposizione maggiori funzioni del programma.
La maschera appare come in figura e risulta suddivisa in tre aree principali:
Figura Ass. 10
Barra degli strumenti: Contiene i tasti funzione, i quali possono cambiare in funzione del campo su cui si è posizionati. La maschera iniziale presenta la seguente configurazione:
Figura Ass. 11
da cui è possibile:
•Esc: Uscire dalla maschera
•F3: Aggiornare i valori inseriti
•F5: Passare alla funzione di ricerca clienti impostando diversi criteri di filtraggio
•F8: Posizionarsi nel campo ragione sociale per inserire un nuovo cliente.
Campi di ricerca: Contiene i campi per ricercare un cliente tra quelli presenti in archivio. La ricerca può essere effettuata sia inserendo direttamente il codice corrispondente al cliente desiderato, sia partendo dal campo ragione sociale.
•Cliente: Indica il codice numerico attribuito al cliente in fase di inserimento. Inserendo il codice in questo campo e cliccando invio verrà richiamata la scheda cliente e sarà possibile utilizzare la funzione di gestione del nominativo. Se non presente in archivio, si passerà alla funzione di inserimento.
•Ragione Sociale: In questo campo viene visualizzata la denominazione di un cliente già presente negli archivi.
Visualizza come effettuare la ricerca di un nominativo
Campi di testata: Contiene i campi generici del cliente, tra cui:
•Ragione Sociale: In questo campo viene visualizzata la denominazione di un cliente se presente negli archivi. In caso contrario permette di inserirne uno nuovo passando in questo modo alla funzione di inserimento nuovo cliente
•Indirizzo: Indirizzo del cliente presso il quale prestare assistenza
•Località: Località di residenza del cliente
•Prov.: Provincia di residenza del cliente
•C.a.p.: Codice di avviamento postale
•Partita IVA: Partita IVA del cliente
•Codice Fiscale: Codice fiscale del cliente
•Zona: Zona geografica di appartenenza del cliente. Premendo F8 si visualizza la tabella dalla quale è possibile selezionare la zona di interesse. Inserendo una zona sarà possibile filtrare il nominativo in base alla zona di appartenenza
•Descrizione: Riporta la descrizione della zona inserita nel campo precedente
•Fascia x trasferte: Questo campo permette di indicare la fascia di rimborso trasferte per il cliente in oggetto. Premendo F8 si richiama la tabella dalla quale selezionare la fascia desiderata. In base alla fascia attribuita, in sede di pre-fatturazione il sistema inserirà in automatico il valore impostato nella fascia indicata.
Le tariffe per trasferte possono essere gestione in tre modi differenti:
- Gestione tariffe generiche o personalizzate per prestazione
- Gestione Fasce rimborsi trasferte
- Gestione combinata dei due casi precedenti
Al momento di visualizzare le spese di trasferta, il sistema prenderà in considerazione la modalità utilizzata per il cliente in oggetto; nel caso si utilizzi una gestione combinata di tariffe, la gestione per fasce ha la precedenza rispetto alla gestione delle tariffe generiche o personalizzate per prestazione
•Cliente di fatturazione: Se diverso dal cliente presso il quale effettuare l'intervento, indica il cliente al quale dovrà essere inviata la fattura per le prestazioni fornite
•Telefono: Numero telefonico del cliente presso il quale prestare assistenza
•Fax: Numero di fax del cliente presso il quale prestare assistenza
•Cellulare: Numero di cellulare del cliente
•T. A/R: Espresso in minuti, indica il tempo necessario per raggiungere e per tornare dalla sede dell'intervento.
•Numero Km: Distanza chilometrica del cliente dall'azienda.
•Note: In questo area è possibile inserire un testo libero per conferire maggiori dettagli alla scheda del cliente. Tramite il tasto destro del mouse è possibile utilizzare le funzioni tipiche di Window per il copia-incolla dei dati
Dalla maschera iniziale sarà possibile inserire un nuovo cliente, oppure utilizzare, gestire ed eventualmente modificare un cliente esistente
L'inserimento in anagrafica di un nuovo cliente può avvenire inserendo un codice non utilizzato in precedenza e compilando i campi successivi, oppure premendo il tasto F8 all'apertura del programma.
La maschera si presenta come di seguito:
Figura Ass. 12
dando la possibilità all'utente di:
•Esc: Tornare alla funzione precedente di ricerca nominativo
•F3: Aggiornare i dati inseriti
Per procedere con l'inserimento di un nuovo nominativo, è necessario completare i campi in bianco, servendosi del tasto F8 dove necessario.
Compilati tutti i campi, il tasto F3 permette di aggiornare il programma ed inserire il nuovo cliente
Inserendo nei campi di ricerca il codice o la ragione sociale del cliente, è possibile procedere con la funzione di gestione del nominativo.
Visualizza come effettuare la ricerca di un cliente presente in anagrafica
La maschera si presenta come in figura e la barra degli strumenti si modifica come sotto riportato:
Figura Ass. 13
dando la possibilità all'operatore di:
•F1: Visualizzare tutte le matricole presenti in archivio per il cliente in oggetto. In base alle politiche commerciali dell'azienda, possono essere gestite matricole generiche e specifiche per ogni cliente.
•F3: Aggiornare i dati inseriti
•F4: Cancellare definitivamente dagli archivi la scheda cliente visualizzata. Prima di poter cancellare il cliente in modo definitivo, il sistema chiederà ulteriori conferme.
•F5: Aprire il programma Note per inserire e consultare delle note riproducendo il modello dei post-it
•F6: Consultare la scheda che riporta lo storico interventi eseguiti per il cliente
•F7: Visualizzare lo scadenzario chiamate in virtù dei contratti siglati e di tutte le chiamate aperte sul cliente in oggetto
•F8: Visualizzare tutte le prestazioni inserite negli archivi, comprensive di quelle generiche e di quelle personalizzate per il cliente richiamato
•F9: Passare alla funzione di inserimento di una nuova chiamata
Il programma si posizionerà inizialmente sul campo Ragione Sociale, a partire dal quale è possibile modificare le informazioni visualizzate. Al termine, il tasto F3 permette di aggiornare le variazioni apportate.