Gestione / Assegnazione |
  
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Gestione / Assegnazione |
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Informazioni Generali
Il programma consente la gestione delle chiamate da assegnare. Nel caso in cui nella finestra di dialogo successiva all'inserimento dell'intervento si sia scelto di passare subito a questa fase (seguendo il normale iter procedurale), la maschera iniziale sarà in parte completata automaticamente dal sistema con i dati della chiamata. In caso contrario sarà priva di ogni dato, come visualizzato di seguito.
La maschera iniziale, nel caso in cui l'assegnazione della chiamata avvenga in periodi successivi all'inserimento dell'intervento, appare come in figura e risulta suddivisa in quattro aree principali:
Figura Ass. 300
Barra degli strumenti: Contiene i tasti funzione, i quali possono cambiare in funzione del campo su cui si è posizionati. La maschera iniziale presenta la seguente configurazione:
Figura Ass. 301
da cui è possibile partire con l'inserimento del numero chiamata per assegnarla, oppure
•Esc: Uscire dalla maschera
Campo di testata: Contiene i campi di riferimento del cliente che ha richiesto l'intervento e informazioni di carattere tecnico della chiamata tra cui:
•Numero Chiamata: Numero assegnato manualmente dall'operatore o automaticamente dal sistema alla chiamata, al momento dell'inserimento. Immettendo il numero della chiamata verranno caricati i dati inseriti nella fase precedente
•Data chiamata: Data di inserimento della chiamata
•Orario: Ora e minuti di inserimento della chiamata
•Nr. Contratto: Se l'intervento è programmato secondo contratto stipulato col cliente, in questo campo ne sarà visualizzato il numero
•Fase: Visualizza la fase in cui si trova la chiamata. Le alternative sono: Da Contratto, Aperta, Chiusa, Fatturata
•Fatturata: In questo viene indicato se la chiamata è stata fatturata o meno
•Telefono: Viene riportato il contatto telefonico del cliente
•Cliente assistenza: Cliente presso il quale prestare assistenza. Per modificare il cliente è possibile utilizzare la stessa metodologia utilizzata per indicare il cliente in fase di inserimento chiamata
•Cliente fatturazione: Cliente al quale inviare la fattura. Per modificare il cliente è possibile utilizzare la stessa metodologia utilizzata per indicare il cliente in fase di inserimento chiamata
•Utente: Utente dell'azienda cliente che ha richiesto un intervento di assistenza
•Operatore: Operatore che ha inserito la chiamata. Tramite il tasto F8 è possibile selezionare o modificare il tecnico inserito, tra quelli presenti in archivio.
•Stato: Stato attuale della chiamata. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere o modificare lo stato chiamata tra quelli presenti in archivio
•Fornitore: Se indicato nel campo precedente uno stato che permette di attivare questo campo, è possibile inserire un fornitore di riferimento. Per modificare il fornitore è possibile utilizzare la stessa metodologia utilizzata per indicare il fornitore in fase di inserimento chiamata
•Tipo: Campo visualizzato solo nel caso in cui Area Assist sia integrato con il modulo del CRM Area R-Evolution, permette di determinare la tipologia di intervento da prestare. Le alternative sono creare un'attività per un determinato tecnico, oppure prendere un appuntamento in agenda.
•Tecnico: Tecnico al quale assegnare la chiamata. Tramite il tasto F8 è possibile selezionare il tecnico tra quelli presenti in archivio. Indicato il tecnico che dovrà eseguire l'intervento, nella barra degli strumenti comparirà un nuovo pulsante F5 che apre il programma per inserire tecnici secondari nel caso in cui anche altri ne siano coinvolti o si assegni la chiamata ad un team. (Tasto visualizzato con il cursore posizionato nel capo Targa Veicolo).
•Targa Veicolo: Targa del veicolo utilizzato dal tecnico specificato precedentemente. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere il veicolo tra quelli presenti in archivio
•Difetto: Difetto riscontrato dall'utente. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere tra i difetti inseriti a priori negli archivi.
•Data Intervento: Data nella quale effettuare l'intervento. Se Area Assist è integrato con il modulo AREA R-Evolution di CRM, tramite il Tasto F7 sarà possibile visualizzare il Calendario Agenda. Nel caso in cui nel campo Tipo sia stato indicato agenda, una volta indicato il tecnico o il team verranno visualizzate le agende sovrapposte dei tecnici per avere una visione d'insieme degli appuntamenti già presenti nelle rispettive agende e trovare un momento libero comune. Con il tasto F8 invece, è possibile visualizzare il calendario.
•Ora Interv: Se nel campo tipo è stata inserita un'attività, va indicata l'ora per la quale assegnare l'attività, nel caso di un appuntamento, l'ora in cui il tecnico prende in carico l'esecuzione dell'intervento.
•Ora Fine: Campo attivo nel caso di appuntamento preso in agenda, permette di inserite l'ora prevista per la chiusura dell'intervento.
•Data Chiusura: Visualizza la data in cui la chiamata è stata definitivamente chiusa
•Note Chiamata: É possibile inserire o modificare alcune note sulla chiamata in oggetto.
•Int. ester.: Se spuntato, la chiamata prevede un intervento esterno in sede del cliente. La spunta di questo campo farà comparire l'informazione anche nella stampa del riepilogo delle chiamate giornaliere del tecnico
•Int. pagam: Se spuntato, la chiamata deve essere fatturata perchè a pagamento. La spunta di questo campo farà comparire l'informazione anche nella stampa del riepilogo delle chiamate giornaliere del tecnico
•Priorità: Indica la priorità associata all'intervento da assegnare. In base a quanto indicato in questo campo, visualizzando le chiamate da assegnare, si potrà dare priorità alle chiamate di urgenza. Le alternative sono quattro: A: A Passaggio, D: Da programmare, N: Normale, U: Urgente
Legenda
U: Urgente: La chiamata inserita è urgente, e data l'importanza dell'intervento, nel programma di visualizzazione delle chiamate aperte scadute, apparirà come già scaduta
N: Normale: L'intervento non ha particolare urgenza di essere eseguito
A: A Passaggio: L'intervento non ha particolare urgenza di essere eseguito, pertanto verrà realizzato quando un tecnico sarà "di passaggio" dal cliente
D: Da Programmare: L'intervento riguarda una manutenzione programmata, quindi la priorità attuale è bassa. Es. a distanza di un anno bisogna effettuare un nuovo intervento.
•Cliente di Fatturazione: Indica il cliente sul quale verrà emesse la fattura
•Commessa: In questo campo è possibile inserire o modificare un codice commessa e collegare l'intervento ad una specifica commessa. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere la commessa tra quelle presenti in archivio
•Sottocommessa: In questo campo è possibile inserire o modificare un codice sottocommessa e collegare l'intervento ad una specifica sottocommessa. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere la sottocommessa tra quelle presenti in archivio
•Chiamata pre: Indica il numero di una chiamata precedente collegata a quella in oggetto
•Oggetto: In questo campo è possibile inserire o modificare una breve descrizione dell'intervento da effettuare
Area Dettaglio: Contiene il dettaglio delle informazioni sulla matricola contenute nella griglia, e nel particolare:
•Matricola: Permette di inserire il numero della matricola oggetto di assistenza. Tramite il tasto F8 è possibile scegliere tra le matricole inserite negli archivi. Se al cliente non sono state assegnate delle matricole specifiche verranno visualizzate solamente le matricole generiche. Inserendo il codice matricola si aprirà una finestra nella quale indicare eventuali prestazioni sulla matricola inserita.
•Serial Number: Numero seriale assegnato alla matricola dal costruttore
•Modello: Modello della matricola in oggetto
•Descrizione Modello: Descrizione del modello.
Griglia: Questa area contiene l’elenco delle matricole da sottoporre ad un intervento di assistenza; il dettaglio di ogni riga viene visualizzato all’interno dell’Area dettaglio, campo dal quale sarà possibile apportare eventuali modifiche.
Per accedere alla gestione delle chiamate sono possibili due vie alternative. La prima, quella più usata, rispecchia l'iter di esecuzione delle chiamate, ovvero questa funzione viene richiamata da altri programmi dopo aver visualizzato o eseguito determinate operazioni (ad esempio subito dopo aver inserito una chiamata, o aver visualizzato quelle da assegnare). La seconda alternativa prevede l'inserimento diretto nel campo Nr. Chiamata del numero della chiamata da gestire o assegnare. Nel caso in cui l'assegnazione della chiamata sia differita rispetto all'inserimento e non si abbia a disposizione il numero della chiamata, l'assegnazione viene fatta visualizzando le chiamate da assegnare
Inserendo il numero della chiamata, verranno caricati tutti i dati della chiamata e la barra degli strumenti si modificherà come di seguito:
Figura Ass. 302
dando la possibilità all'operatore di:
•Esc: Uscire dalla maschera
•F1: Aprire la galleria immagini per visualizzare eventuali allegati o per archiviare nuovi documenti
•F3: Aggiornare i dati inseriti e assegnare la chiamata
•F4: Cancellare la chiamata assegnata
•F7: Visualizzare la finestra riportante la descrizione della chiamata, compilata in fase di inserimento
•F8: Consultare lo storico stato chiamata, riportante tutte le operazioni effettuate per la chiamata in oggetto
•F9: Lanciare la richiesta di stampa della chiamata
•Sh+F7: Aprire il programma per consultare e gestire le eventuali merci collegate alla chiamata in oggetto
•ct-A: Permette di spostare il cursore nella griglia per gestire le matricole visualizzate
Proseguendo con l'assegnazione della chiamata, dopo aver indicato il tecnico che dovrà eseguire l'intervento, la barra degli strumenti si modificherà come di seguito:
Figura Ass. 303
dando la possibilità all'operatore di:
•F5: Effettuare una selezione multipla dei tecnici coinvolti nell'esecuzione della chiamata. Nel caso in cui nel campo Tipo sia stato indicato "agenda", una volta indicato il tecnico o il team verranno visualizzate le agende sovrapposte dei tecnici per avere una visione d'insieme degli appuntamenti già presenti nelle rispettive agende e trovare un momento libero comune. Sarà comunque possibile forzare le agende nel caso di appuntamento non procrastinabile e verrà visualizzata una nuova finestra di dialogo per scegliere l'operazione successiva
Con il cursore posizionato in griglia la barra degli strumenti si modificherà come di seguito riportato:
Figura Ass. 304
Consentendo all'operatore di:
•F5: Visualizzare per il cliente di assistenza indicato, lo storico di tutti gli interventi eseguiti
•F6: Visualizzare e modificare la descrizione della matricola compilata in fase di inserimento della nuova matricola in archivio
•s-f4: Aprire la funzione di amministrazione griglia
•ct-A: Aggiungere una matricola in coda a quelli esistenti; il programma si posizionerà nel primo campo dell’area di dettaglio della matricola
•ct-E: Cancellare la matricola selezionata.
•Invio: Modificare la matricola selezionata; il programma si posizionerà nel campo matricola dell’area di dettaglio dell'elemento
Compilati tutti i campi necessari, premendo il tasto funzione F3, la chiamata viene definitivamente assegnata e all'operatore sarà proposta una finestra di dialogo dalla quale selezionare l'operazione successiva da svolgere